Ihre Aufgaben:
- Planung von Terminen und Besprechungen für den Bereichsleiter (ggbfs. auch für einen Projektleiter in Stoßzeiten)
- Koordination, Überwachung, Verteilung, Priorisierung des E-Mail-Postfaches des Bereichsleiters
- Bereichsassistenz (Terminkoordination, Erstellung von Präsentationsunterlagen in deutscher und englischer Sprache, Reiseplanung und -abrechnung, Veranstaltungsorganisation, Besucherabholung und -betreuung, Erledigung der externen und internen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Unterstützung bei der Raumplanung, Koordination und Überwachung von Facility-Aufgaben, Überstützung des gesamten Teams bei administrativen Aufgaben (Bsp: Präsentationen, Terminvorbereitung), Büromaterialbeschaffung)
- Erstellung von Einkaufswagen, Rechnungseingangsprüfung, Bestätigung der Leistungen
- Koordiniert und kümmert sich um alle Reisearrangements des Bereichsleiters
- Erstellung von CITAX-Meldungen für den Bereichsleiter und Unterstützung bei Meldungen für die einzelnen Teams
- Unterstützung bei der Raumplanung
- (ggbfs. Beantwortet, filtert und vermittelt Telefonanrufe)
- (ggbfs. Ordnet und priorisiert Post)
- Mobiles Arbeites ist bis zu maximal 40% der wöchentlichen Regelarbeitszeit möglich (ausgenommen Einarbeitungzeitraum). Das Mobile Arbeiten ist in Abhängigkeit der Anwesenheit des Bereichsleiters
Ihre Qualifikation:
- Ausbildungsberuf notwendig
- Mindestens 3 Jahre berufsrelevante Erfahrung
- SAP-SRM von Vorteil
- vertiefte Anwendungskenntnisse in Microsoft Office (Word, Power Point, Outlook)
- CITAX von Vorteil
- Mindestens verhandlungssichere (C1) Business-Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Mindestens verhandlungssichere (C1) Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Wahrt die Vertraulichkeit aller sensiblen oder firmeneigenen Informationen
- Selbstständige Arbeitsweise
- Stressresilienz
Wenn Sie als Executive Assistenz die erforderlichen Kenntnisse mitbringen und unser Angebot für Sie wie gemacht klingt, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
